Sistema de trabalho do escritório

1. Sistema padrão

1.1. O padrão utilizado para o controle das ações de recuperação de créditos é o mesmo nas ações de interesse de outros clientes, sinteticamente discriminado nos itens abaixo.

1.2. Ao receber títulos para resgate, é solicitada a remessa, em apenso, do cadastro de todos os obrigados para análise.

1.3. Recebido o título é ajuizada a ação. Se os documentos não estiverem completos, imediatamente, é feito o requerimento para complementá-los. Concomitantemente é procedida a tentativa de solução amigável. Não atendida, permanece a carga via telefone e visitas pessoais na comarca de Uberlândia ou fora dela. Não havendo sucesso é dado, então, prazo improrrogável para solução amigável. Esgotados os meios suasórios, são realizadas pesquisas de bens dos devedores nos Cartórios de Registros de Imóveis e Prefeitura e, havendo possibilidade de êxito, o ajuizamento da ação é imediato.

1.4. Distribuída a ação, são remetidos relatórios conforme itens 3, 4, 5 e 6, do título I, Organização e Recursos Internos.

1.5. As ações junto às varas e respectivas secretarias são acompanhadas constantemente, através de leitores terceirizados e assinaturas dos jornais oficiais onde são publicados os atos processuais.

1.6. O acompanhamento consiste nas seguintes providências:

1.6.1. Leitura dos Diários Judiciários  do Estado  de Minas Gerais e Diário da União.

1.6.2. Anotação  das providências a serem tomadas, caso a caso.

1.6.3. Agenda  diária de  todos  os  prazos,  via computador,   relativos   às   audiências,   leilões,   praças   e recursos além dos despachos rotineiros.

1.6.4. Recortar e anexar as publicações extraídas dos diários oficiais nas respectivas pastas das ações.

1.6.5. Reuniões com os advogados  para  gerir os  andamentos dos processos e os expedientes de viagens.

1.7. Manter em dia a pasta de controle e os lançamentos dos dados de onde são extraídos os relatórios.

1.8. Movimentar os Oficiais de Justiça para o rápido cumprimento dos mandados. Através dos localizadores ou pessoalmente, dependendo de cada caso, promover a agilização das ações e cumprimento das cartas precatórias, estas últimas sempre em caráter itinerante, evitando tramitação de Juízo deprecante para deprecado, ou vice-versa, por correio.

1.9. Após a distribuição das ações, dependendo da orientação de cada cliente, continuar tentando acordo para solução mais rápida.

1.10. Seguir, em geral, os editais de praceamento para verificar se não há algum imóvel com ônus a favor do cliente, cuja penhora e hasta pública correm à revelia do mesmo.

1.11. Só em casos extremos, considerar o crédito irrecuperável, pedindo arquivamento do processo com a respectiva certidão. Mesmo assim, tentar soluções futuras.

1.12. Em se tratando de financeiras, após as tentativas extrajudiciais, não sendo crédito pessoal, estudar para cada caso, qual a melhor solução:

• busca e apreensão: se o bem financiado se  acha  na  posse  do creditado   e   cobre   o   débito  do   contrato,  mais  despesas administrativas e judiciais, ou

• execução   do   contrato: quando   os   avalistas   ou o emitente têm condições de quitá-lo.

2. Sistema de acompanhamento de cartas precatórias

2.1. Agenda de viagens e compromissos.

2.2. Relação dos Oficiais de Justiça.

2.3. Relatório de acompanhamento da carta precatória.

2.4. Relatório de viagem.

2.5. Controle de despesas.

2.6. Plano de viagens.

2.7. Relação dos processos.

3. Organização de arquivo

a) Divisão por comarcas.

b) Contém:

- Cópia da Carta Precatória, petição e despachos.

- Relatório de acompanhamento do feito.

- Relatório de viagem.

- Controle de despesas.

4. Descrição do conteúdo dos controles

4.1. Agenda

- Datas de viagens e compromissos.

- Assuntos, prioridades, indicações dos trabalhos  relativos ao feito e preparo do “PLANO DE VIAGEM”.

4.2. Oficiais  de  Justiça  catalogados   por   comarcas,   indicações   de nomes, cartórios, endereços, telefones, etc.

4.3.  Acompanhamento da Carta Precatória:

- Ficha com dados relativos ao processo (Juiz, partes,  tipo       de ação, procedimentos, datas, valor da causa e outros).

- Fases processuais.

- Próximas providências

4.4. Relatório de viagem:

- Providências cumpridas e a serem realizadas.

- Conseqüências.

- Fase atual.

- Descrição dos acontecimentos.

- Conclusões.

- Relação das despesas referentes à viagem.

- Previsão da próxima viagem (data  e despesas).

4.5. Controle de despesas:

- Despesas processuais e controle por cliente durante a ação.

- Despesas com  viagens: transporte,  refeições,  hospedagem, etc.

4.6. Plano de viagens:

- Baseado na agenda (Roteiro de Trabalho).

- Informações passadas pelo advogado.

4.7. Relação dos processos:

- Relação por ordem de clientes.

- Indicação das partes e da comarca.

- Objetivo: Facilitar a localização do processo.

5. Emissão de relatórios

Sendo necessário, há a expedição de relatórios mensalmente ou em períodos mais curtos, se assim for solicitado, via computador ou inserção em sistema do próprio cliente.

Os relatórios são individualizados e remetidos aos clientes em caso de ajuizamento.

Finalmente, existem os relatórios para os casos solucionados.

Os relatórios mencionados são enviados eletronicamente em tantas vias quantas necessárias, de forma a ficarem informadas a agência local, a divisão jurídica e a gerência regional, quando houver.

Para cada cliente, possui ainda o escritório:

5.1. Pasta de documentos;

5.2. Pasta de relatórios;

5.3. Pasta de  controle  de  despesas  extrajudiciais,  ressarcíveis ou não;

5.4. Pasta  individual  para  a  ação  ajuizada  onde  são anexadas cópias  de  todos  os  documentos  autuados  e  outros com ficha de controle e despesas;

5.5.  Arquivo morto para os casos encerrados.

6. Gestão de processos

O escritório possui um eficiente sistema de gestão de processos com nome, endereço e telefone de todas as pessoas acionadas ou cujas pendências tiveram solução, número de sua pasta, data de entrada no escritório, cliente, tipo de ação e uma infinidade de informações relativas ao acompanhamento dos casos sob patrocínio do escritório.

7. Instrumentos de organização

Além do que foi mencionado acima, visando ampliar a eficiência das rotinas de trabalho, o escritório conta ainda com os seguintes itens gerenciais.

7.1. Pasta de correspondência recebida e seu controle.

7.2. Pasta de correspondência expedida e seu controle.

7.3. Pasta de correspondência convocatória e seu controle.

7.4. Pasta com nome, endereço, telefone e código dos clientes para os quais o escritório presta serviços.

7.5. Protocolo para entrega da convocação e outras correspondências na cidade de Uberlândia.

7.6. Pasta de controle de ações e ficha individual para cada caso ajuizado com todos os dados necessários para o perfeito acompanhamento das mesmas.

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